Combustible, mantenimiento, seguros y peajes suelen concentrar la atención de las empresas cuando evalúan los costos de sus vehículos. Sin embargo, existen otros factores menos visibles que pueden afectar la productividad, la rentabilidad y la continuidad operacional.

En Chile, gestionar eficientemente una flota es mucho más que controlar gastos.

Más allá de los costos directos: los desafíos ocultos de la gestión de flotas

La movilidad es fundamental para el funcionamiento de numerosas empresas. El transporte de pasajeros, la distribución de mercancías, la logística, los servicios técnicos, el comercio y el arriendo de vehículos dependen diariamente de desplazamientos eficientes para cumplir sus compromisos.

En este escenario, administrar una flota implica mucho más que disponer de vehículos operativos. También requiere controlar conductores, recorridos, documentación, infracciones, mantenimiento, riesgos viales y procesos administrativos.

Tradicionalmente, las empresas concentran su atención en los costos directos. Sin embargo, existen otros factores que no siempre aparecen identificados en los presupuestos y que pueden generar impactos económicos y operacionales importantes.

Son los llamados costos invisibles de la movilidad, aquellos que, aunque no siempre se contabilizan de manera independiente, terminan afectando los resultados de una organización.

El tiempo perdido también impacta la rentabilidad

En Chile, la congestión vehicular representa un desafío cotidiano para las empresas que dependen del transporte y la distribución. Un camión que demora más de lo previsto en llegar a destino, un vehículo de servicio técnico que no alcanza a cumplir su agenda o una flota de distribución que debe modificar sus recorridos son situaciones que afectan directamente la productividad.

El impacto no se limita al tiempo adicional de circulación. También puede involucrar mayores consumos de combustible, horas extraordinarias, retrasos en las entregas, incumplimiento de compromisos comerciales y menor disponibilidad de vehículos. Analizar los tiempos de desplazamiento, la planificación de rutas y la utilización de los vehículos permite identificar oportunidades de mejora.

La pregunta es: ¿están midiendo las empresas cuánto les cuesta realmente cada hora de operación perdida?

Las multas de tránsito: un gasto que puede acumularse silenciosamente

La administración de infracciones es otro aspecto relevante en la gestión de flotas corporativas. Empresas de transporte, arriendo de vehículos, leasing, distribución y servicios con vehículos asignados a trabajadores enfrentan el desafío de mantener un control actualizado de las infracciones asociadas a sus unidades.

Cuando una organización administra decenas o cientos de vehículos, el seguimiento manual de multas puede convertirse en un proceso complejo. Identificar la infracción, determinar el vehículo involucrado, revisar antecedentes, gestionar notificaciones, recopilar documentación y realizar el seguimiento ante los Juzgados de Policía Local requiere tiempo y recursos administrativos.

A esto se suman los riesgos de mantener información desactualizada, perder trazabilidad de los procedimientos o no gestionar oportunamente determinadas situaciones. Por ejemplo, una empresa de arriendo de vehículos necesita relacionar cada infracción con el vehículo y el período de utilización correspondiente, facilitando la identificación del arrendatario y la gestión de los antecedentes. Centralizar esta información y contar con procedimientos de seguimiento puede marcar una diferencia importante en organizaciones con grandes volúmenes de operaciones.

Los siniestros viales: un impacto que trasciende los daños materiales

La seguridad vial laboral constituye uno de los principales desafíos para las empresas que dependen de desplazamientos frecuentes. De acuerdo con la Guía de Seguridad Vial Laboral elaborada por CONASET y SENDA, el 49% del total de accidentes fatales del trabajo registrados en 2024 ocurrió con participación de algún vehículo.

Este antecedente demuestra la importancia de incorporar la prevención vial en la gestión de riesgos laborales y no limitarla exclusivamente al cumplimiento de las normas de tránsito. Un siniestro puede generar daños materiales, interrupciones operacionales, costos asociados a seguros, reemplazos de vehículos, ausentismo y retrasos en los servicios comprometidos.

Pero existe una consecuencia aún más importante: el impacto humano sobre los trabajadores, sus familias y las comunidades. La implementación de protocolos, la capacitación de conductores, el control de velocidades y la identificación de factores de riesgo son elementos fundamentales para avanzar hacia operaciones más seguras.

La experiencia de la industria chilena: eficiencia y seguridad vial

La gestión de flotas en Chile exige cada vez mayor eficiencia operacional, control y prevención de riesgos. En este escenario, empresas como Turbus y Buses Vule representan experiencias relevantes de cómo la seguridad vial forma parte de los desafíos estratégicos del transporte de pasajeros.

CEA ha abordado esta realidad a través de entrevistas con Denis Gárate, gerente general de Turbus, y Francisco Dosque, gerente de Logística y SSOMA de Buses Vule, quienes han compartido sus perspectivas sobre los desafíos de la industria.

Estas experiencias ponen de relieve la importancia de integrar la prevención, la tecnología y la gestión de procesos. En esta línea, la norma internacional ISO 39001, orientada a los sistemas de gestión de la seguridad vial, constituye una herramienta para identificar riesgos, establecer objetivos y promover la mejora continua.

Ambos referentes permiten comprender que una movilidad eficiente no solo consiste en administrar vehículos, sino también en proteger a las personas, optimizar recursos y fortalecer la continuidad operacional.

La carga administrativa: horas de trabajo que también tienen un costo

Detrás de cada vehículo corporativo existe una serie de procesos que requieren coordinación y seguimiento. Controlar permisos de circulación, revisiones técnicas, seguros obligatorios, documentación, infracciones y notificaciones puede representar una importante carga administrativa, especialmente cuando la información se encuentra dispersa en diferentes plataformas o registros.

En empresas con flotas numerosas, la falta de centralización puede provocar duplicidad de tareas, errores de registro y dificultades para conocer la situación actualizada de cada vehículo. La digitalización, la automatización y la integración de información permiten optimizar estos procesos, mejorar la trazabilidad y facilitar el seguimiento de cada unidad.

Tecnología y análisis de datos: de la información a las decisiones

La incorporación de tecnología está transformando la manera en que las empresas administran sus flotas. Herramientas como la telemetría, los sistemas de seguimiento, las plataformas de control y los indicadores de gestión permiten conocer con mayor precisión el comportamiento operacional de los vehículos.

Entre las variables que pueden analizarse se encuentran:

• Kilómetros recorridos y utilización de cada vehículo.

• Consumo de combustible y eficiencia operacional.

• Velocidades y comportamientos de conducción.

• Frecuencia y ubicación de las infracciones.

• Mantenimiento preventivo y disponibilidad de las unidades.

• Accidentes e incidentes registrados.

• Costos asociados a la operación de la flota.

La información adquiere verdadero valor cuando permite identificar patrones, anticipar problemas y tomar decisiones oportunas. No se trata únicamente de acumular datos, sino de convertirlos en herramientas para mejorar la gestión.

La reputación corporativa también está en juego

Los vehículos de una empresa son parte de su imagen institucional. Están presentes en calles, carreteras, centros de distribución y espacios públicos, representando diariamente a una organización. Una conducción irresponsable, la reiteración de infracciones o un siniestro protagonizado por un vehículo corporativo pueden afectar la confianza de clientes, proveedores y de la comunidad.

Por esta razón, la seguridad vial también debe considerarse un componente de la responsabilidad empresarial y de la reputación corporativa. Promover buenas prácticas de conducción, supervisar el cumplimiento de las normas y fortalecer la formación de los conductores contribuye a construir organizaciones más responsables.

Una gestión eficiente de la movilidad comienza por identificar lo que no estamos midiendo

El desafío de las empresas chilenas no consiste solamente en reducir los costos visibles de sus vehículos, sino en comprender el impacto integral de su movilidad. El tiempo perdido, las infracciones no gestionadas, los procesos administrativos, los riesgos de siniestros y la falta de información pueden convertirse en factores que afectan la eficiencia y continuidad de las operaciones.

Por ello, avanzar hacia una gestión moderna requiere integrar tecnología, información, prevención, control documental y seguimiento permanente. La movilidad debe dejar de ser considerada exclusivamente un gasto operativo para convertirse en una variable estratégica de la organización.

Porque gestionar eficientemente una flota no significa solamente administrar vehículos: significa optimizar recursos, proteger a las personas y contribuir a la sostenibilidad del negocio.

Desde CEA promovemos una movilidad más segura y una gestión eficiente, apoyando a las organizaciones en los desafíos que plantea la administración de vehículos, el control de infracciones y la prevención vial.

Paola Cifuentes Valenzuela - Departamento Comunicación