Cada vez más empresas dependen de vehículos para desarrollar su actividad diaria. Vehículos de reparto, transporte de trabajadores, visitas comerciales o servicios técnicos forman parte del funcionamiento normal de muchas organizaciones.

Sin embargo, no siempre se dimensiona el impacto que puede tener una mala gestión de flota. Lo que a simple vista parece un problema menor, una multa olvidada, una infracción no detectada o un documento vencido, puede transformarse en una cadena de costos administrativos, operativos y legales que terminan afectando directamente a la empresa.

Multas de tránsito: un costo más frecuente de lo que se cree

Cuando una empresa tiene varios vehículos circulando a diario, aumenta naturalmente la probabilidad de cometer infracciones de tránsito.

Estas pueden ser detectadas de distintas formas:

• fiscalizaciones en terreno

• cámaras de control de tránsito

• infracciones por estacionamiento

• uso indebido de vías exclusivas

• circulación sin dispositivos electrónicos en autopistas concesionadas

Muchas de estas infracciones quedan asociadas directamente a la patente del vehículo, lo que significa que, independientemente de quién conducía en ese momento, la responsabilidad administrativa recae en el propietario del vehículo.

Cuando no existe un control adecuado sobre las patentes de una flota, es muy común que las empresas se enteren de estas multas demasiado tarde.

El problema de enterarse tarde

Uno de los mayores costos asociados a una mala gestión de flota es perder la oportunidad de gestionar las multas oportunamente.

En muchos casos, la legislación permite acceder a rebajas importantes cuando el pago de la multa se realiza dentro de los primeros días desde su notificación.

Sin embargo, cuando la empresa no detecta la infracción a tiempo, la multa continúa su curso administrativo hasta llegar a su etapa final.

Cuando la multa llega al Registro de Multas de Tránsito No Pagadas

Si una multa no es pagada ni gestionada oportunamente en el Juzgado de Policía Local correspondiente, ésta puede terminar publicada en el Registro de Multas de Tránsito No Pagadas, administrado por el Registro Civil.

Cuando una multa se encuentra en este registro, tiene consecuencias claras:

• el vehículo no podrá renovar su permiso de circulación mientras la multa no sea pagada

• la empresa deberá regularizar todas las infracciones pendientes antes de realizar dicho trámite

Pero además existe un costo adicional que muchas empresas desconocen.

El arancel del Registro Civil

Cuando una multa aparece publicada en el Registro de Multas de Tránsito No Pagadas, además del valor de la infracción, se debe pagar un arancel administrativo de $4.570 por cada multa registrada.

Esto significa que el costo final de la infracción será la suma de:

• el valor de la multa según su gravedad

• el arancel del Registro Civil ($4.570 por multa)

En empresas con varios vehículos, este tipo de situaciones puede multiplicarse rápidamente si no existe un control adecuado sobre las infracciones asociadas a cada patente.

En otras palabras, una multa que pudo haberse gestionado oportunamente termina siendo más cara simplemente por falta de control administrativo.

Cuando la situación puede ser aún más costosa

En algunos casos, una infracción o una falta de documentación puede derivar en el retiro de circulación del vehículo durante una fiscalización.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando el vehículo circula sin:

• permiso de circulación vigente

• revisión técnica al día

• seguro obligatorio

• placa patente en condiciones adecuadas

En estas situaciones, el vehículo es trasladado a un corral municipal, donde permanecerá hasta que se regularice la situación.

Esto implica nuevos costos para la empresa:

• el valor de la multa correspondiente

• el traslado del vehículo mediante grúa

• el pago diario por el tiempo que el vehículo permanezca en el corral municipal

Lo que comenzó como una infracción administrativa puede transformarse rápidamente en un problema operativo y económico mucho mayor.

La importancia de una gestión preventiva

Muchas empresas descubren estas situaciones recién cuando deben renovar el permiso de circulación o cuando reciben notificaciones tardías de infracciones.

Una adecuada gestión de flotas debería permitir:

• conocer oportunamente las infracciones asociadas a cada vehículo

• gestionar las multas dentro de plazo

• evitar su publicación en el Registro Civil

• prevenir costos administrativos innecesarios

Hoy existen herramientas que permiten monitorear permanentemente las patentes de los vehículos, lo que facilita detectar infracciones tempranamente y gestionar su resolución de manera oportuna.

Conclusión

Las multas de tránsito no son solo un problema del conductor. Para las empresas que operan con vehículos, pueden transformarse en un costo operativo relevante si no se gestionan adecuadamente.

Detectar las infracciones a tiempo, evitar que estas lleguen al Registro de Multas de Tránsito No Pagadas y mantener un control constante sobre las patentes de la flota puede marcar una diferencia importante en los gastos asociados a la operación de los vehículos.

En definitiva, una gestión preventiva no solo reduce riesgos legales, sino que también permite evitar costos ocultos que muchas veces podrían haberse prevenido con un control oportuno de la flota.

René Zapata Erazo - Abogado Asesor