A veces los conductores se preguntan si es necesario llevar los documentos del vehículo impresos o pueden presentarse desde un celular durante un control de tránsito. La realidad es que la digitalización permite acceder a la documentación vehicular en formato electrónico, pero su validez depende de que los documentos hayan sido emitidos conforme a la normativa y puedan verificarse.

Para las empresas que administran flotas, conocer estas condiciones permite organizar mejor sus antecedentes, facilitar su presentación ante fiscalizadores y mantener un control efectivo de sus vencimientos.

¿Qué respaldo legal tienen los documentos electrónicos?

La Ley N.º 19.799, sobre documentos y firma electrónicos, establece el marco jurídico que reconoce los efectos legales de los documentos electrónicos. La equivalencia con el soporte en papel opera bajo las condiciones que dispone esta normativa: el solo hecho de guardar una fotografía o un archivo en el teléfono no acredita, por sí mismo, su autenticidad.

Por su parte, la Ley N.º 21.180, de Transformación Digital del Estado, incorpora el soporte y la tramitación electrónica en los procedimientos administrativos y la gestión documental estatal. Esta ley forma parte del contexto de modernización, aunque no debe interpretarse como una autorización general para reemplazar cualquier documento vehicular por una fotografía.

Permiso de circulación y SOAP: exhibición en formato electrónico

El Oficio N.º E71389/2021 de la Contraloría General de la República, de fecha 26 de enero de 2021, aborda expresamente esta materia. En su apartado 8, señala que los permisos de circulación y los certificados del seguro obligatorio obtenidos electrónicamente conforme a la Ley N.º 19.799 y su reglamento tienen la misma validez y efectos que los emitidos en papel. Asimismo, reconoce que pueden almacenarse y exhibirse en formato electrónico mediante dispositivos que lo permitan.

Este criterio respalda la presentación del permiso de circulación y del SOAP desde un dispositivo móvil ante Carabineros de Chile y demás fiscalizadores competentes, siempre que se trate de documentos electrónicos válidamente emitidos. Lo determinante es contar con el documento vigente y permitir la comprobación de sus antecedentes.

¿Qué ocurre con la revisión técnica y el certificado de gases?

La revisión técnica y la verificación de emisiones contaminantes también cuentan con mecanismos de emisión digital regulados por el Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones. La Resolución Exenta N.º 3.481 de 2018 establece formatos y características para estos certificados, incorporando elementos como código QR, firma digital y vigencia. Estos mecanismos permiten comprobar los antecedentes del documento y del vehículo al que corresponde.

Por ello, al utilizar estos certificados en formato digital, es fundamental conservar el archivo oficial entregado por la planta revisora y sus elementos de validación. Una fotografía parcial, una captura ilegible o un archivo alterado no ofrecen las mismas garantías de autenticidad e integridad.

Cómo preparar la documentación para un control de tránsito

Para facilitar su exhibición y revisión, recomendamos:

• Conservar los archivos oficiales emitidos por la municipalidad, aseguradora y planta de revisión técnica.

• Comprobar que estén vigentes y correspondan a la patente del vehículo.

• Mantener visibles los códigos QR, firmas y demás elementos de validación.

• Descargar los documentos para disponer de ellos incluso sin conexión a internet.

• Hay que asegurar que el conductor pueda encontrarlos y abrirlos cuando sean requeridos.

El formato digital facilita el acceso, pero no reemplaza la obligación de mantener la documentación vigente. Un archivo disponible en el teléfono puede seguir estando vencido o corresponder a otro vehículo.

Gestión Documental de CEA Chile: de los archivos al control de su flota

En una flota, el desafío va más allá de almacenar documentos. Cada vehículo tiene antecedentes propios, fechas de vencimiento y trámites que deben coordinarse para mantener su operación en regla.

El servicio de Gestión Documental de CEA Chile centraliza la documentación de cada vehículo en un expediente digital, incluyendo permiso de circulación, SOAP, revisión técnica, certificado de gases y otros antecedentes relevantes. Además, contempla seguimiento de vencimientos, alertas, gestión de renovaciones y apoyo jurídico para resolver inconsistencias documentales o registrales.

Esta gestión permite que su empresa tenga mayor visibilidad del estado documental de la flota y facilite el acceso a los antecedentes que los conductores necesitan presentar durante una fiscalización gracias a este servicio, la empresa sabe qué documentos están próximos a vencer y dónde encontrar la versión vigente de cada uno, transformando la documentación dispersa en una gestión organizada, accesible y preventiva.

Javiera Puebla Silva - Abogada Asesor